Die Organisations-Software für Clubs, Locations und Veranstalter:innen zur Vernetzung der Kulturbranche.

Kalender

Einen raschen Einblick in den Zustand Ihres Geschäftsbetriebs ermöglicht der co*pilot Kalender.

Der Kalender bietet Überblick über Ihre gesamten Termine, deren Status und Raumbelegungen. Durch verschiedene Ansichtsmodi und umfangreiche Filtermöglichkeiten lässt sich der Kalender genau an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Wenn es schnell gehen muss, können die wichtigsten Aufgaben, wie Terminanlage oder -optionierung direkt im Kalender vorgenommen werden

Veranstaltung

Zentraler Bestandteil der Software ist die Veranstaltung. Einmal angelegt, werden hier alle relevanten Geschäfts- und Projektabläufe miteinander verknüpft.

• Anlegen von Shows inkl. zugehöriger Deals
• Anlegen von beliebigen Eventinformation
• Prozessgesteuerte Aufgaben inkl. umfangreichem Aufgabenmanagement, Personal- und Crewplanung
• Zugriff auf alle beteiligten Rollen und Kontakte
• Umfangreiches Bild und Dokumentenmanagement
• Anlegen von wiederkehrenden Veranstaltungen und Kopieren von Shows
• Terminoptionen über mehrere Tage
• Umfangreiche Filtermöglichkeiten und verwaltbare Perspektiven
• Monitoring der Veranstaltungsentwicklung, Ticketvorverkäufe und Ticketreporting an Agenturen und Beteiligte
• Umfangreiche Abrechnungsmöglichkeiten
• Anbindung an internes bzw. externes Ticketmodul möglich

Promotion

Mit co*pilot können Sie die Promotion Ihrer Veranstaltungen, Räume und Künstler:innen zentral verwalten und steuern

• Mit der Hilfe von Schnittstellen können alle Daten aus co*pilot (z.B. Events) in anderen Anwendungen, wie z.B. Webseiten weiterverarbeitet werden.
• Für eine leichtere Zusammenarbeit können Sie Ihren Dienstleistern oder Medienpartnerinnen Lesezugänge zur Verfügung stellen. So können z.B. Design- oder Web-Agenturen direkt auf Bildmaterial oder Pressetexte zugreifen.
• Frei konfigurierbare Exporte liefern ihnen auf Knopfdruck, z.B. für Programmhefte, Gästelisten, Angebote, usw.

Planungsvorlagen

co*pilot bietet die Möglichkeit Ihre Geschäftsprozesse und Abläufe zu standardisieren und Ihren individuellen Anforderungen anzupassen.

Dazu gehört die flexible Definition von Eventtypen und zugehöriger Prozesse, wie z.B

• Individuelle Zeitabläufe
• Aufgabenprofile
• Interne Notizen und benutzerdefinierte Informationen
• Teamkonstellationen

Raumvermietung

Der Bereich Vermietung umfasst die Verwaltung aller Räume und Ressourcen sowie den Vermietungsprozess.

• Raum- und Ressourcenmanagement mit Bepreisung und Rabattierung
• Definition von Raumgruppen und Bestuhlungsplänen
• Erstellung von Reservierungen, Buchungen und Angeboten
• Unterschiedliche Visualisierung von Buchung, Reservierung und Status
• Koordination der beteiligten Produktions-Crew
• Spezielle (Lese-)Zugänge für die Crew zum Ausspielen relevanter Informationen
• Vertragserstellung, Abrechnung und Fakturierung

Customer Relationship Management

• Beliebige Anzahl von Adressen und Kontakten mit umfangreichen Filtern
• Zusammenfassung der Kontakte in Gruppen
• Umfangreiche Verknüpfungsmöglichkeiten zwischen Organisationen und Personen
• Individuelle Filter und beliebige Kategorisierungen
• Erstellung von Serienbriefen und Mails
• Import/Export von Kontaktdaten via CSV
• Wiedervorlage von Kontakten und Aufgaben

Teamwork

Stellen Sie jedem Teammitglied zu jedem Zeitpunkt alle notwendigen Informationen zur Verfügung.

• Abbildung Ihres Workflows via Aufgabenkonfiguration
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten
• Konsistente Zustände der Geschäftsprozesse auf Basis des Aufgabenfortschritts
• Optimierung der internen Kommunikation durch Kommentar- und Benachrichtigungsfunktionen
• Umfangreiches Rechtemanagement mit Rollenvergabe
• Reporting und Controlling

Über uns

Wir entwickeln als ov2b GmbH eine innovative, webbasierte Lösung für die Organisation von Veranstaltungshäusern, Stadthallen, Clubs sowie Kulturzentren. In einem zweiten Schritt soll die Anwendung auch für Agenturen und Künstler:innen ausgerollt werden.

Patrick Oginski und Holger Vogt stehen mit der Agentur südpolmusic für den praktischen Input, Michael und Nicolai Benker sind seit mehreren Jahren als Softwareentwickler im Veranstaltungsumfeld tätig, Patrick Bédat ist Software-Architekt und kümmert sich um alle technischen Belange der Plattform. Mit der ov2b GmbH wollen wir die Kompetenzen und Stärken beider Bereiche zusammenführen und eine Software entwickeln, die möglichst nah am täglichen Workflow gestaltet sein soll.