Spielzeit planen, Gastspiele disponieren, alles an einem Ort.
Ob Stadttheater, Kulturzentrum oder freie Bühne: In co*pilot laufen Spielplan, Gastspiele, Räume, Technik und Abrechnung zusammen. Ihr disponiert die Spielzeit an einem Ort und seht, was wo geplant ist.
© Joe PohlFoto: Karlstorbahnhof · © Joe PohlTheater und Kulturzentren, die mit co*pilot arbeiten
Eine Auswahl der Theater und Kulturzentren, die mit co*pilot arbeiten.
Viele Beteiligte, ein Spielplan, und niemand hat ihn ganz.
Vorstellungen, Gastspiele, Vermietungen und Proben laufen parallel, während Disposition, Technik, Verträge und Abrechnung an verschiedenen Stellen hängen.
- Doppelbelegungen und verlorene Optionen im Spielplan.
- Gastspielverträge und Angebote, jedes Mal Handarbeit.
- Neue Kolleg:innen brauchen Wochen, bis sie wissen, wo was steht.
Wie co*pilot hilft
- Spielzeit & Disposition. Vorstellungen, Gastspiele und Optionen in einem Belegungsplan über alle Bühnen und Räume. Doppelbelegungen fallen auf, bevor sie zum Problem werden.
- Gastspiel & Abrechnung. Jedes Gastspiel mit Planung, Crew und Dokumenten an einer Stelle. Gastspielvertrag und Abrechnung kommen per Vorlage.
- Vermietung & Freitermine. Von der Reservierung über Angebot und Mietvertrag bis zur E-Rechnung. Freitermine filtert ihr nach Zeitraum und Raum und gebt sie direkt an Anfragende raus.
- Team, Rechte & Kasse. Abgestufte Rechte für das Team. Gastspielproduktionen und Technik bekommen Lesezugänge oder arbeiten als Gastuser nur an ihren Veranstaltungen.
- Vorverkauf im Blick, ohne Systemwechsel. co*pilot importiert die VVK-Zahlen automatisch aus eurem Ticketsystem, etwa Reservix oder Eventim. Verkauf über den co*pilot-Shop ist optional.
- Spielplan & Website. Einmal gepflegt, erscheint der Spielplan über WordPress-Plugin oder API auf eurer Website und in euren Kanälen.
Ob ihr das Haus täglich bespielt oder die Anschaffung im Kulturamt verantwortet: co*pilot ist für beide Seiten gebaut.
Auf der Träger- und Vergabeebene zählen Sicherheit und Planbarkeit:
- DSGVO-konform, Server in Deutschland (Hetzner). Mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, vergabe- und compliance-sicher.
- E-Rechnungspflicht schon erfüllt. ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 sind eingebaut, die gestaffelte E-Rechnungspflicht ist damit abgedeckt. An Behörden geht die XRechnung mit Leitweg-ID als XML-Download.
- Planbare, faire Kosten. Keine umsatzabhängigen Überraschungen, das passt zur Haushalts- und Budgetplanung.
- Bindet an, was ihr schon nutzt. Vorverkauf über Reservix, Eventim und weitere Systeme, Buchhaltung über DATEV, Programm auf eurer Website.
- Nachweise & Auswertungen aus dem System. Auslastung, Erlöse und Statistik holt ihr über einmalig festgelegte Exportvorlagen aus co*pilot, wenn Kulturamt oder Träger fragen.
- Stabiler deutscher Anbieter. Persönlicher Support und ein Produkt, das mit den Häusern weiterwächst. Investitionssicherheit über Jahre.
Ein Kulturzentrum über Planung, die das ganze Team mitnimmt.
© Joe Pohl»Bei uns läuft die gesamte Planung über co*pilot — von der Raumbelegung über die Produktion bis zum Feedback nach der Veranstaltung. … Am Ende weiß jede:r im Team, wo die Information liegt, die gebraucht wird, um den Abend bestmöglich über die Bühne zu bringen.«
Heute mit einer älteren Lösung unterwegs?
Wir holen euch ab. Datenübernahme, persönliches Onboarding und Server in Deutschland sind inklusive. → So läuft der Umstieg
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