Viele Säle, ein System.
Ob Stadthalle, Bürgerhaus oder Kongresszentrum, ob ein Saal oder mehrere gleichzeitig belegt: In co*pilot laufen Vermietung, Eigenveranstaltung, Gastspiel und mehrtägiger Kongress zusammen. Ihr disponiert Technik und Crew über alle Säle und seht Doppelbelegungen, bevor sie zum Problem werden.
Stadt NeusäßFoto: Stadthalle Neusäß · Stadt NeusäßStadthallen, Kongress- und Kulturzentren, die mit co*pilot arbeiten
Eine Auswahl der Stadthallen, Kongress- und Kulturzentren, die mit co*pilot arbeiten.
Wer hält welche Option, was ist bestätigt, was schon abgerechnet?
Vermietungen, Eigenveranstaltungen, Gastspiele und Kongresse laufen parallel, jede mit eigener Technik und Crew. Solange der Stand in Köpfen, Excel-Tabellen und Postfächern liegt, kostet jede Anfrage und jede Abrechnung Zeit.
- Doppelbelegungen und verlorene Optionen, ob in einer Halle oder über mehrere Säle mit eigener Technik und Crew.
- Angebote, Mietverträge, Reports und Rechnungen, jedes Mal neu zusammengesucht.
- Auslastungs- und Erlös-Nachweise für Amt, Gremien oder Gesellschafter, jedes Mal von Hand zusammengestellt.
Wie co*pilot hilft
- Raum- & Termindisposition. Belegungsplan, Optionen und Freitermine in einer Ansicht, für eine Halle wie für zehn Säle. Doppelbelegungen fallen auf, bevor sie zum Problem werden.
- Anfragen in Minuten beantworten. Freitermine nach Zeitraum, Tageszeit, Wochentag und Raum filtern und die Liste direkt an Anfragende schicken.
- Raumvermietung von A bis Z. Von der Reservierung über Angebot und Mietvertrag bis zur E-Rechnung. Preislisten hinterlegt ihr je Stammkund:in und Jahr.
- Eigenveranstaltung & Gastspiel. Planung, Crew, Aufgaben, Dokumente und Abrechnung gehören zur Veranstaltung und liegen dort beisammen.
- Technik & Crew über mehrere Säle. Ressourcen, Technik und Personal parallel disponieren. Bedarfe, Engpässe und Konflikte sind sichtbar, wenn mehrere Säle gleichzeitig belegt sind.
- Team, Rechte & Externe. Das Team arbeitet mit abgestuften Rechten. Externe wie Technik, Dienstleister und Mieter:innen bekommen Lesezugänge oder arbeiten als Gastuser nur an ihren Veranstaltungen.
Ob ihr das Haus täglich führt oder die Anschaffung gegenüber Amt, Gremien und Gesellschaftern verantwortet: co*pilot ist für alle Seiten gebaut.
Auf der Träger- und Vergabeebene zählen Sicherheit und Planbarkeit:
- DSGVO-konform, Server in Deutschland (Hetzner). Mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, vergabe- und compliance-sicher.
- E-Rechnungspflicht schon erfüllt. ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 sind eingebaut, die gestaffelte E-Rechnungspflicht ist damit abgedeckt. An Behörden geht die XRechnung mit Leitweg-ID als XML-Download.
- Planbare, faire Kosten. Keine umsatzabhängigen Überraschungen, das passt zur Haushalts- und Budgetplanung.
- Bindet an, was ihr schon nutzt. Vorverkauf über Reservix, Eventim und weitere Systeme, Buchhaltung über DATEV, Programm auf eurer Website.
- Nachweise & Auswertungen aus dem System. Auslastung, Erlöse und Statistik holt ihr über einmalig festgelegte Exportvorlagen aus co*pilot, wenn Amt, Gremien oder Gesellschafter fragen.
- Stabiler deutscher Anbieter. Persönlicher Support und ein Produkt, das mit den Häusern weiterwächst. Investitionssicherheit über Jahre.
Drei Häuser über Angebote am Telefon, Überblick im Team und Änderungen, die überall ankommen.
Eine kommunale Stadthalle, ein Kongresszentrum und eine Arena erzählen, wie ihr Tagesgeschäft seit co*pilot läuft, von ein paar Sälen bis zur Großhalle.
Stadt Neusäß»Über co*pilot läuft bei uns alles: Veranstaltungskalender, Angebots- und Rechnungserstellung. Die Angebotserstellung geht super einfach – ich kann Kunden direkt am Telefon eines zusammenstellen und den Preis nennen.«
»Der Umstieg auf co*pilot hat uns – und vor allem unseren Mitarbeitern – eine deutlich bessere Übersicht über die Abläufe unserer Veranstaltungen gegeben. Das Tagesgeschäft ist dadurch transparenter und einfacher geworden, die Kommunikation schneller und klarer.«
»Früher mussten wir jede Änderung manuell in mehreren Systemen eintragen – ein fehleranfälliger Prozess, der oft zu Inkonsistenzen führte. Heute reichen wenige Klicks, und die Informationen sind in Echtzeit in unseren Kalendern, Dienst- und Einsatzplänen aktualisiert. Das spart […] Stunden an Fleißarbeit.«
Heute mit FORUM oder einer älteren Hallensoftware unterwegs?
Viele Häuser steigen gerade um. Datenübernahme, persönliches Onboarding und Server in Deutschland sind inklusive. → So läuft der Umstieg
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