Vom Booking bis zum Abend alles im Griff.
Ob Club oder Halle: In co*pilot laufen Optionen und Booking, Promotion, Vorverkauf und Einlass zusammen. Von Veranstaltenden aus der Branche entwickelt.
Foto: Tulipasylvestris, CC BY 4.0Uebel & Gefährlich · Foto: Tulipasylvestris, CC BY 4.0Live-Venues und Clubs, die mit co*pilot arbeiten
Eine Auswahl der Live-Venues und Clubs, die mit co*pilot arbeiten.
Wer hat die Option, wer steht auf der Liste, wie läuft der VVK?
Optionen per Zuruf, Booking in Excel, ständige Zwischenfragen zur Gästeliste, VVK-Zahlen aus drei Quellen.
- Verlorene Optionen und Doppelbuchungen.
- „Ist noch Platz auf der Liste?", „Kann ich XY draufsetzen?": Jede Änderung läuft über euch.
- VVK-Zahlen mühsam zusammensuchen.
Wie co*pilot hilft
- Booking, Deals & Abrechnung. Freitermine und Künstler-Deals mit Garantie oder Beteiligung eintragen. Die Abrechnung inkl. KSK-Meldung baut co*pilot aus Deal und Vorverkauf, Rechnungen gehen per DATEV-Export an die Buchhaltung.
- Externe Anfragen & Vermietungen. Freitermine nach Zeitraum, Wochentag und Raum filtern und in Minuten beantworten. Geschlossene und B2B-Vermietungen von Anfrage über Angebot und Vertrag bis zur Abrechnung, neben euren Shows.
- Vorverkauf in eurer Hand. Eigener Shop oder euer bestehendes Ticketsystem, co*pilot importiert die VVK-Zahlen automatisch. Im eigenen Shop bleibt die VVK-Gebühr bei euch. LiveKomm-Sondertarif für Mitglieder.
- Gästeliste & Anfragen. Anfragen laufen übers Anfrageformular statt über euch, Tourmanager:innen verwalten ihr Kontingent per Link selbst.
- Promotion & Website. Events erscheinen über WordPress-Plugin oder API auf eurer Website, Promotions plant ihr mit internem Freigabeprozess direkt am Event.
- Zusammenarbeit & Rechte. Das Team arbeitet mit abgestuften Rechten. Externe bekommen Lesezugänge oder arbeiten als Gastuser nur an ihren Veranstaltungen. Offene Anfragen und Optionen bleiben im Haus.
Zwei Häuser über Freitermine, Optionen und den Alltag dahinter.
Foto: Tulipasylvestris, CC BY 4.0»Alles, was zu einer Veranstaltung gehört, liegt bei uns an einem Ort statt verteilt über zig Mails. Das bringt Ordnung in den Kalender, und gerade bei Freiterminen und Optionen sparen wir gegenüber der klassischen Excel-Tabelle jedes Jahr spürbar Arbeitszeit. Weil alles frühzeitig eingetragen wird, fällt sofort auf, wenn etwas Wesentliches fehlt. Kritische Fehler entstehen so gar nicht erst.«
© Aaron Baid»Als dynamischer Veranstaltungskalender ist co*pilot bei uns die zentrale Plattform, über die wir Abläufe und Events abteilungsübergreifend koordinieren. Infos, Termine und Dateien laufen in einer einzigen Quelle zusammen und sind mit wenigen Klicks erreichbar, egal von wo aus wir arbeiten. Den größten Unterschied macht für uns der Versand von Freiterminen, der unseren Verantwortlichen im Alltag viel Arbeit abnimmt.«
Lernt co*pilot kennen.
Eine halbe Stunde, unverbindlich.